突然の不幸に見舞われた時、会社への連絡は避けて通れないものの一つです。
しかし、どのような言葉を選んで、どのように伝えれば良いのか、悩む方も多いでしょう。
本記事では、身内の不幸を会社に伝える際の適切な言い方とポイントを解説します。
会社に身内の不幸を伝える際の適切な言い方やタイミングについて
身内に不幸があった際、会社にそのことを伝えるのは、精神的に辛い状況下で、さらに負担に感じる方も多いでしょう。
しかし、会社への連絡は、周囲への配慮や、業務への影響を最小限に抑えるためにも必要な手続きです。
この記事では、会社に不幸を伝える際の適切な言い方とポイントを解説します。
身内の不幸を会社に伝える：連絡するタイミングと方法
身内に不幸があった場合、仕事を休むためには会社にその旨を伝えなければならないと思います。
連絡する方法について教えていただけますか？
生徒
先生
連絡方法は、直接上司に電話で伝えるのが基本です。
つながらない場合は、メールで連絡しておくと良いでしょう。
会社に連絡するタイミングですが、できるだけ早く伝えることが大切です。
特に、葬儀の日程が決まっている場合は、周囲への配慮から、早めに連絡しましょう。
伝えるべき内容
伝えるべき内容は何でしょうか？
生徒
先生
会社に伝えるべき内容は、以下のものが挙げられます。
・亡くなった方の続柄
・死亡日
・葬儀の日程、場所
・忌引休暇の取得期間
・連絡先
上記の情報を、簡潔かつ正確に伝えましょう。
忌引休暇は会社によって、取得できる期間が異なります。
自分の会社がどのくらい休暇できるか、この時上司に確認しておくと安心です。
身内の不幸を会社に伝える際の適切な言い方：電話
上司に伝える際の具体的な例文を教えてもらえますか？
生徒
先生
もちろんです。
電話で伝える場合は、以下のように伝えると良いでしょう。
「本日の早朝に私の祖父が亡くなり、葬儀を執り行うことになりました。
喪主は私の父です。
つきましては○月○日から○日までお休みをいただけますでしょうか？
通夜・告別式については、詳細が決まり次第ご連絡します。
また業務の引き継ぎに関しても別途お伝えします。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」
余計な情報は伝えず、簡潔に伝えられると良いですね。
もし、香典や供花などを辞退する場合は、事前に言っておくと親切です。
身内の不幸を会社に伝える際の適切な言い方：メール
メールではどのように伝えたら良いでしょうか？
生徒
先生
メールの場合は、まず件名から入力します。
件名は「忌引き休暇取得の申請について」などと記載すると良いでしょう。
「件名：忌引き休暇取得の申請について
○○部○○課
○○様
お疲れ様です。
○月○日の早朝に父が亡くなったため、以下の通り忌引き休暇を取得いたしたく存じます。
期間：○月○日～○月○日（○日間）
理由：葬儀に参列するため
葬儀：家族葬にて執り行います
忌引き休暇中は、以下の番号にご連絡いただければ幸いです。
Tel：123-456-7890
詳しいことが決まり次第、早急にご連絡します。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご承認のほどよろしくお願いいたします。
○○（送信者の氏名）」
身内の不幸を伝えるタイミングと連絡方法の具体的な事例
実際にどんなタイミングで、どうやって伝えたらいいのか具体的な事例を教えていただけますか？
生徒
先生
例えば、急なことであれば、不幸が発生したその日、あるいは翌日の始業前までに上司に直接連絡を入れると良いでしょう。
上司に連絡がつかない場合は他の管理職に連絡をしてください。
具体的な方法は、電話やメールが一般的です。
また、その後で時間があれば、詳細な休暇の予定や留守中の業務の引き継ぎについて話し合う場を設けるといいでしょう。
重要なポイントのひとつは、速やかに連絡をすることです。
これによって、上司や管理職が事情を理解し、それに伴った対応を取る時間を確保することができます。
ここでのコミュニケーションは、急な休暇による職場の混乱を避けるためにも、また代わりに業務を担当する者への配慮としても、非常に重要とされています。
まとめ
身内に不幸があった場合の言い方について学ぶことができました。
とても参考になります。
ありがとうございました。
生徒
身内の不幸を会社に伝えることは、本人にとって辛い経験ですが、周囲への配慮や、業務への影響を最小限に抑えるためにも必要な手続きです。
この記事で紹介したポイントを参考に、適切な対応ができるようにしましょう。
